A cégvezetésben a pénzügyi döntéshozatalnak vannak szintjei. Legkésőbb a Covid óta már abban a szakaszban vagyunk, amikor a legalsó szintről létszükséglet lenne továbblépni, különben vége lesz a dalnak, az-az magának a vállalkozásodnak! De volt egy ügyfelem – egy klímás cég vezetője -, aki arról panaszkodott nekem még 2019-ben, hogy 300 millióról 450 millióra nőtt cége bevétele, ehhez képest többet dolgozik és kevesebb pénzt keres. Hogyan lehetséges ez?
Egyszerűen úgy, hogy erősen hiányos műszerfalat néz, amin nem látja a lényeget. Kizárólag a bevételt és kiadásokat, de ezt sem havi szinten, hanem csak úgy folyamatában. Majd minden év május 31-én a könyvelője mond egy számot, hogy számvitelileg mennyi a nyeresége, amivel semmit nem tud kezdeni.
0. Ez a pénzügyi döntéshozatal legalacsonyabb szintje
Cashflow-ból hozni a döntéseket. Ma még mindig túl sok az olyan vállalkozó, cégvezető, aki úgy működik, hogy ha elég pénz jön be, amiből fedezni tudja a cége és a magán kiadásait, akkor minden rendben van, ha nem, akkor meg pont ott húzza meg a nadrágszíjat, ahol nem kellene.
Igen, jól látod, a cégkassza és magánkassza bizony egyben van. Egy jó nagy katyvasz az egész, és teljes vakrepülés!
Innen semmit nem látni abból, hogy mennyire termelékeny a vállalkozás, milyen ballasztokat cipel magával, amelyektől meg kellene szabadulni, sőt, amikor már észreveszed, hogy baj van, akkor már jó ideje valójában veszteségesek vagytok.
Amikor még bőségben „maguktól jöttek” a vevők és a megrendelések, akkor nem volt ez akkora probléma kb. 400-500 millió Ft éves bevételig, hanem csak utána. De most az elmúlt évek gazdasági stagnálása miatt ott tartunk, hogy már egy 50 milliós kisvállalkozás is komoly bajba kerülhet, ha csak cashflow alapon hozza a vezetője a döntéseket.
Milyen informatikai infrastruktúra van ezen a szinten?
Itt bőven elég egy számlázó szoftver, a könyvelő szoftvere és Excel vagy Google táblázatok bármiféle összehangoltság nélkül.
1. A pénzügyi döntéshozatal alap szintje
A pénzügyi döntéshozatal következő, de még nagyon alacsony szintje, legalább havi szinten látni a nyereséget. Ennek képlete:
-
Bevétel – anyag jellegű ráfordítások – személyi jellegű ráfordítások – értékcsökkenés – egyéb = üzemi vagy működési eredmény
Ebből már jól látható a vállalkozás szintű nyereség és termelékenység, de ehhez a könyvelőnek elvileg havi zárást kell csinálnia, ami plusz munka és plusz költség.
Viszont cégszinten megszűnik a vakrepülés!
Azt ugyan nem látod, hogy melyek a veszteséges:
-
üzletágak,
-
termékkörök,
-
vevők típusok,
de legalább céges szinten időben észreveszed, ha csökken a nyereség és még van időd javítani a helyzeten.
A bevezetőben említett klímás vállalkozásnak 3 üzletága volt, és ezek közül az egyik hozta a nyereség nagy részét, egy meg vitte rendesen. Szerencsétlenségére pont az nőtt meg nagyon, amelyik vitte a nyereséget, ezért hiába nőtt szépen a cég bevétele, a nyeresége mégis csökkent.
Nagyon sok vállalkozásban van, hogy az egyik üzletág vagy termékkör az „aranytojást tojó tyúk”, egy másik meg a „szerelemgyerek”, a tulajdonos kedvence, ami meg viszi a pénzt, mintha fekete lyukba öntenék. Viszont cashflow alapon ebből a cégvezető nem lát semmit, sőt még ebben a fázisban sem. Láthatatlan az egész folyamat.
A megoldás külön-külön látni az üzletágak nyereségét, de az még egy lépcsővel feljebb van!
De kérdezném, honnan tudod, hogy megfelelő áron értékesítitek a termékeiteket, szolgáltatásaitokat, ha nem tudjátok termékenként (de legalább termékcsoportonként), hogy mennyi nyereséget termelnek? Nem árrést, nyereséget!
Milyen informatikai infrastruktúra van ezen a szinten?
Ehhez már szükség van a számlázó szoftver mellett készletkezelő vagy munkalap szoftverre is vagy olyan ügyviteli szoftverre, amely mindkettőt tartalmazza és a könyvelő szoftvere mellett ajánlott még a Cashbook is, amellyel megvalósítható a vállalkozó pénzügyei és a könyvelő online összeköttetése.
2. A pénzügyi döntéshozatal középhaladó szintje
A pénzügyi döntéshozatal következő, már elég jó szintje, amikor az egész vállalkozásod tevékenységét üzletágakra bontod, és üzletágankénti nyereséget számoltok havi szinten. Pl. a fent említett klímás vállalkozás valójában 3 üzletággal rendelkezik:
-
Klímák értékesítése,
-
Klímák beszerelése,
-
Klímák szervizelése, karbantartása.
De lehet ez úgy is felosztani, hogy:
-
Lakossági klíma értékesítés,
-
Üzleti klíma értékesítés,
-
Nagy projektek.
Ha nagy, több tízmilliós projektek értékesítése zajlik, akkor meg projektenként is erősen ajánlott a nyereség kiszámítása.
A könyvelők ezt hívják munkaszámos könyvelésnek, és ma már nem olyan nehéz olyan könyvelő céget találni, aki megcsinálja (10 éve még ritka volt). És ahhoz viszonyítva, hogy a tisztánlátás révén mekkora veszteségeket lesztek képesek megtalálni, egyáltalán nem drága. Lehet, hogy egy 500 milliós cégben 100-200e Ft-al drágább lesz a könyvelés, de garantáltan több tízmilliós veszteségeket lehet így megtalálni!
Ezen a szinten már nem az a drága, ami első látásra annak látszik!
Milyen informatikai infrastruktúra van ezen a szinten?
Itt már szükség van CRM és/vagy ügyfélszolgálati rendszerre (ha ügyfelek vagy ügyféltípusok szerinti nyereséget szeretnénk látni), amit még nem szükséges integrálni az ügyviteli vagy vállalatirányítási rendszerrel, továbbá marketing analitikai rendszerre, a könyvelő szoftverére (ERP esetén a könyvelő az ügyfele ERP-jében könyvel) és ha ügyviteli rendszer van, akkor ajánlott még a Cashbook is, amellyel megvalósítható a vállalkozó pénzügyei és a könyvelő online összeköttetése.
3. A pénzügyi döntéshozatal haladó szintje
Kereskedő, gyártó cégeknél már érdemes termékcsoportokra és/vagy vevőkre bontott nyereség számítást végezni.
Ennek köszönhetően egy pékség ügyfelemnél az 500 gyártott termékek felét, 250 db-ot szüntettük meg, mert az értékesített mennyiség 2,4%-át hozták csak, eközben a gyártási költség negyedét vitték el. De ugyanígy történt vevők szintjén is, az addig istenített viszonteladó vevők nagy részét leépítettük, mert veszteségesek voltak, a lesajnált saját boltokat meg felfejlesztettük, és nyereségessé vált az addig veszteséges cég.
Tény viszont, hogy ehhez nem kellett termékcsoportra bontott nyereség számítás, hanem kiszámoltunk egy átlagos gyártási költséget, és azt rendeltük minden termékhez, így jól látható volt, hogy melyek biztosan veszteségesek. Ehhez kizárólag a megfelelő szemléletre és egy kis logikára volt szükség.
Pár éve volt egy ügyfelem, milliárd feletti éves bevétellel, akinek 8 országban volt 18 webshopja, és már csak a hajszál választotta el a NAV végrehajtástól vagy attól, hogy egy beszállítója azt mondja, hogy nem kap terméket. Első lépésként egy egyszerű kontrolling rendszert állítottunk fel, amelyből látszott, hogy a 18 webshopot legjobb lenne 2-re csökkenteni, de végül a tulajdonos heves érzelmi reakciói miatt csak 5-re sikerült.
Így a kb. 1,2 mrd-os forgalmat lefeleztük, a cég azonban a következő hónapban már nyereségessé vált, és elkezdte visszatörleszteni a tartozásait. 1,5 év kellett hozzá, hogy letudja őket, és egy hajszálon múlt, hogy egy fél élet munkája, meg vele minden ingatlanja semmivé váljon (mivel azok voltak a fedezet a korábban felvett hitelekre). De ezalatt a 1,5 év alatt már 800 milliósra nőtt úgy, hogy közben egyre nyereségesebbé vált.
Egyre több webshopnál fordul elő, hogy véget ért az aranykorszak, amikor a termékek nagy részét tudták nyereségesen hirdetni új vevőknek. Ma már akkora a verseny, és úgy megdrágultak a hirdetések, hogy van olyan ügyfelünk, aki a 8.000 termékéből kb. 30-at tud nyereségesen hirdetni új vevők számára, a többi termékét pedig régi vevőknek email kampányokkal tudja értékesíti.
De ahogy fokozódik a verseny, egyre több webshop számára eljön az, ami az USA piacán már alap, hogy egy új vevőnek nem lehet nyereségesen értékesíteni terméket, hanem a 2-3. vásárlása után válik csak nyereségessé!
Remélem, jól látható, hogy nagy céget ma már csak azok fognak tudni építeni – különösen nemzetközi piacon -, akik felnőttek a pénzügyi döntések haladó szintjére, mert nem sajnálták a pénzt és energiát, hogy fejlett kontrolling rendszerük legyen.
Milyen informatikai infrastruktúra van ezen a szinten?
Itt már minden rendszert integrálni szükséges egymással vagy még jobb egy központi adatbázist (adattárházat) létrehozni, amely mindegyik rendszerből megadott időközönként (jellemzően naponta) importálja az adatokat, és amelyben egyesíteni lehet azokat (pl. ügyfélhez költségeket rendelni, ügyfél marketing analitikai adataihoz rendelési adatokat rendelni) és ebből fejlett riportokat készíteni Excel Power Pivottal vagy Power BI-al (vagy bármilyen más riporting eszközzel).
4. A pénzügyi döntéshozatal sci-fi szintje
Ez az, amikor a pénzügyi döntésekhez mesterséges intelligencia segítségével a múltbeli adatok alapján előre jelzéseket készítünk, mint pl.:
- Cashflow előre jelzést,
- Készlet alakulás előre jelzését,
- Forgalom előre jelzését,
- Gépek karbantartási igényének jelzését, stb.
Dolgoztam olyan informatikai cégnek, aki egyik ügyfelének 96%-os pontossággal tudta előre jelezni egy hétre előre, hogy az üzleteibe melyik nap mennyi ember fog bemenni. De használható a mesterséges intelligencia pénzügyi modellezésre, pl. megtalálni egy termék optimális árát, ami a legnagyobb profittömeget hozza. Ez az egyik legnagyobb dilemma a legtöbb cégnél, hogy ha túl olcsón adom a termékem, akkor ugyan nagy lesz a forgalom, de alacsony a profit tömeg. Ha meg túl drágán adom, akkor meg az alacsony forgalom miatt lesz túl alacsony a profittömeg. Mi az optimális ár, ahol a legnagyobb a profittömeg?
Ezek az igazi kérdések, amelyekre ma már filléres válaszok léteznek, nem kell ugyanis 100 milliókat invesztálni olyan informatikai rendszerekbe és szakemberekbe, hogy az ilyen kérdéseire egy cégvezető használható válaszokat kapjon.
Remélem, látod, hogy már a 3-as szint is milyen messze van a cashflowból tájékozódó cégvezető pénzügyi tudatossági szintjétől, és ma már egy pár százmilliós vállalkozásnak min. a 3-as szinten kellene lennie. Ha nem, akkor nagy bajban van, csak még nem tud róla….
ÉRDEKEL A VÉLEMÉNYED: