Mindenki túlórázik a cégben, mégsem haladtok előre?

A Covid, de különösen a szomszédban dúló háború kitörése óta rengeteg cégben látom, hogy egyre többet dolgoznak, mégsem haladnak előre, nem nő az árbevétel. Van, ahol meg hiába nő az árbevétel, még sincs elég profit.

Ez olyan tipikus csapda helyzet

Hiába dolgoztok egyre többet, mégsem fejlődik a cég, nem nő a bevétel és a nyereség. Sokan a kampány hevében ujjal mutogatnak a kormányra, Brüsszelre, Putyinra, Trumpra, de én jobb szeretek olyan okokat találni, amelyeken mi tudunk változtatni.

Egy biztos, a gazdasági környezet és a világpolitikai helyzet elég jelentősen romlott az elmúlt években, és jó eséllyel a következő egy évben még rosszabb lesz (szerintem függetlenül attól, hogy ki nyeri a meccset vasárnap).

Az szintén biztos, hogy ilyenkor már nem elég egy jobb hirdetési ügynökség, egy jobb munkatárs, egy jobb Excel kimutatás, egy új gép az üzembe, netán egy megnyert pályázat (van még olyan egyáltalán?) vagy átrendezni az irodát.

Én már 20 éve látom, hogy elkerülhetetlenül közeledik valami, amit lassan nem lehet tovább odázni, mert a céged léte kerül veszélybe.

Ez pedig a termelékenységgel való foglalkozás!

Már 20 éve is csak a fele volt a magyar vállalkozások termelékenysége (1 fő által megtermelt érték) az osztráknak, hollandnak, dánnak, svédnek, és bizony még ma sem jobb a helyzet: Lásd Csath Magdolna közgazdász elemzését.

A különbség viszont annyi, hogy 20 éve még szinte maguktól jöttek a vevők, az árverseny a töredéke volt a mainak, így kényelmesen el lehetett lenni annyival, hogy „valahogy szolgáljuk ki az ügyfeleket”. Ma viszont ez lassan a túléléshez is kevés lesz, ezért aki nem ébred fel végre, és nem képes ránézni, hogy mit csinálnak jobban az osztrák, holland és skandináv cégek, az lassan nem vállalkozó lesz, hanem állást kereshet.

De honnan tudhatod, hogy gond van a céged termelékenységével, mik ennek egyáltalán a tünetei?

A legfőbb tünetei (tehát nem az összes) a következők:

1. A bevétel nem rossz, de kevés a nyereség.

Régi mese, hogy az üzletet, vállalkozást nem bevételre, hanem nyereségre játsszák. Alapvetően ez az alacsony termelékenység legfontosabb tünete, a többi már ennek a következménye.

Mi a kevés?

Ha a céged nyeresége nem elegendő megfelelő mennyiségű és minőségű munkatárs alkalmazására a továbbfejlődéshez.

Ha a céged nyeresége nem elegendő a továbbfejlődéshez szükséges fejlesztések finanszírozásához, még bankhitellel sem. Magyarul a bankok nem finanszírozzák a beruházásaidat, mert nem látják biztosítottnak a visszafizetést az alacsony nyereség miatt. És itt nem folyószámla hitelről beszélek, hanem beruházásiról…

2. Nem tudsz megfizetni elegendő munkatársat, hogy a feladatok jó minőségben és határidőre el legyenek végezve!

Az utóbbi években sok könyvelőirodát, marketing ügynökséget és más szolgáltató kisvállalkozást láttam belülről, és ez náluk tömeges jelenség. Nap mint nap halálra dolgozzák magukat, mégsem jutnak előbbre, egyfajta ördögi körben pörögnek.

Ebből az ördögi körből való kilépéshez gyökeres szemléletváltásra van szüksége a cégvezetésnek, amiről e cikkben később írok.

3. Nem tudod megfizetni a piaci munkabéreket, ráadásul kvalifikált munkavállalók bérét!

Ahogy nő a piacodon a verseny, egyre jobb munkatársakra van szüksége a vállalkozásodnak, viszont egy tapasztalt senior szakember és egy futottak még bére között simán lehet akár 2-3x különbség!

A gond azonban csak az, hogy a teljesítményük, a hozzáadott értékük között nem ekkora a különbség, hanem akár 5-10x! Így aki minőségi munkatársakkal tud dolgozni, óriási előnyben van. Különösen exportáló cégeknél kritikus ez, mert egy német piacon nem lehet labdába rúgni magyar piacon is futottak még kategóriába tartozó vezetőkkel, szakemberekkel. Ott nagyobb a verseny, az-az több és felkészültebb szereplő küzd a vevők kegyeiért, emiatt pl. a német vevőknél nem lehet hibázni, gyors a bizalomvesztés.

Erről további részleteket ebben a cikkemben olvashatsz.

4. Nem tudtok versenyre kelni a multi versenytársakkal, mert ők olcsóbban, jobbat tudnak nyújtani.

Magyar KKV-k vezetőitől régóta hallgatom, hogy „a multikkal nem lehet versenyezni”, de elég sok olyan cégnek dolgoztam már, akinek meg sikerült.

Mi a titkuk?

Igyekeznek felnőni a nemzetközi elvárások szintjére (mert a multik itt vannak), és ezért sokat tesznek. Következő cikkeimben még sokat fogok írni erről.

5. Nem tudtok exportálni, mert a terméketek/szolgáltatásotok nem versenyképes.

Mit jelent a nem versenyképes?

Nem elég jó, cserébe drágább az adott ország piacán jelen lévő versenytársakhoz képest, ezért hülye az a vevő, aki benneteket választ. Sajnos ez ilyen egyszerű.

Te megvennél egy gyengébb terméket drágábban, mint az elérhető legjobb?

6. Túl drágák a hirdetések, ezért nem tudtok többet költeni, ezáltal a bevételt növelni.

Manapság egyre több cég futott már bele ebbe a falba. Elértek egy hirdetési költség plafont, és ha többet költenek, akkor az már teljesen veszteséges. Így viszont megállt a bevétel növekedése is.

A hirdetéseknél van egy törvényszerűség. Minél több vevőt szeretnél, előbb-utóbb annál drágább lesz egy vevő megszerzésének költsége. Sok ügynökség dicsekszik bámulatos hirdetési megtérülési mutatókkal (10-50x), de a hozzá tartozó forgalmat nem osztják meg. Pedig a képlet egyszerű, havi 3 millió Ft bevételnél nem nagy ügy elérni 10-20x megtérülést, de havi 100 milliónál már senki nem tud ekkora megtérülést a magyar piacon.

Előbb-utóbb egy termék eladásának hirdetési költsége annyiba kerül, hogy nem elég rá a teljes árrése sem. Ok, de akkor innen hogyan tovább?

Hát pl. csak azoknak a termékeknek a hirdetésével, amelyeket nyereségesen lehet hirdetni, a többi terméket meg a meglévő vevőknek kell eladni pl. email marketinggel. Ok, de melyek azok a termékek, amelyeket nyereségesen tudunk eladni hirdetéssel?

Itt jön képbe a termelékenység növelés alapja, a kontrolling

Ahhoz, hogy növelni tudjad, először is mérned kell tudnod a hatékonyságot. Ha egy Excel táblázatban vezeted a bevételt és a kiadásokat, meg a könyvelő éves nyereség adatai alapján hozol döntéseket, akkor nem látod át a termelékenységet. Ehhez részletesebb adatok kellenek, amelyhez már kifinomultabb kontrolling rendszerre van szükségetek. Egy jó kontrolling rendszerhez viszont adatok is kellenek, amelyek általában a következő informatikai rendszerekben keletkeznek:

• 1 mrd Ft éves árbevétel alatti cégeknél ügyviteli szoftver (számlázás, készletkezelés, munkalap, stb.) + Cashbook a digitális könyveléshez,

• 1 mrd Ft éves árbevétel feletti cégeknél ERP rendszer (számlázás, készletkezelés, pénzügy, könyvelés, stb.) + ha külső könyvelő van, akkor távoli eléréssel az ERP rendszerben könyveljen,

• CRM/ügyfélszolgálati rendszer,

• Marketing analitikai rendszer,

• Excel Power Pivot vagy valamilyen BI rendszer.

A fenti rendszerek lefedik céged közel minden folyamatát, ezért mérhetővé is teszik azokat. Majd ezekből a rendszerekből egy Excel Power Pivot-ba lehet importálni és átalakítani adatokat (ráadásul automatikusan), és ott riportokat, kimutatásokat készíteni belőlük. Mi ez az Excel Power Pivot?

A standard Excel nem tud 1 millió adatsornál többet feldolgozni, de a Power Pivot adatbázis bővítménnyel akár 300 millió adatsoros adatbázisok is könnyedén elemezhetőek vele. Igazi high-tech eszköz KKV-knak is megfizethető áron, ami benne van az Excelben. Csak annyi a baj vele, hogy Mac-es Excelben nincs, csak Windows-ra telepítettben.

Ez kell legyen egy vállalkozás alapinfrastruktúrája

Tudom, hogy ebben nincs benne az AI, ami most akkora divat és „lassan elveszi mindenki munkáját…” De elárulhatok egy titkot, ha a cégvezetésben AI-t szeretnél használni – nem levélíráshoz, hanem döntés támogatáshoz, elemzésekhez -, akkor szükséged van egy alapinfrastruktúrára, amiben rendszerezetten benne vannak a cég folyamatai és működési számai. Az AI ugyanis rendszerezett és strukturált adatokból tud jól dolgozni.

Ja, hogy nálatok minden Excelben meg egy számlázó rendszerben és a könyvelő windózos gépére telepített programjában van?

Akkor sok munka vár rátok kiépíteni a fenti infrastruktúrát, mert enélkül nem lesz jó kontrolling rendszeretek, anélkül meg nemzetközi szinten versenyképes termelékenység.

Ha már vannak részletes kimutatásaid, akkor indulhat az elemzés

Mit kellene látnod, elemezned?

• Pontosan mely vevőkből él a cég?

• Pontosan mely termékekből él a cég?

• Pontosan mely szállítókból él a cég?

• Pontosan mely dolgozókból él a cég?

• Pontosan mely gépekből, berendezésekből, eszközökből él a cég?

• és képes-e a sallangoktól megszabadulni, fókuszálni, ezáltal termelékenyen működni?

De az első kérdés mindig ugyanaz:

Mi az, hogy mely vevőkből él a cég? Nem fontos minden vevő?

Nem bizony. Ha tudod mérni, akkor könnyen láthatod, hogy vannak olyan vevők, akiknek veszteségesen értékesít vagy szolgáltat a céged! És igen, egy okos cégvezető megszabadul ezektől a vevőktől, vagy olyan árajánlatot ad nekik, amiért megéri nekik szállítani/szolgáltatni!

Itt kezdődik a termelékenység, hogy tudatosan megválogatjuk, hogy kinek és mennyiért dolgozunk? Ha már cashflow pozitív a vállalkozásod, az-az a bevételek fedezik a kiadásokat, akkor már egyenesen romboló a „minden lehetőséget meg kell ragadni” stratégia. Itt már a „kevesebb több” stratégia működik, az-az kevesebb féle vevőnek megfelelni, de nekik jobban, mint a versenytársak és ezért többet is kérni tőlük.

Láttam, hogy pl. könyvelőknél ez mekkora felismeréseket okozott, hogy nem szabad akárkinek dolgozni, mert jó pénzt csak minőségi szolgáltatásért lehet kérni, minőségi szolgáltatást viszont csak igényes ügyfeleknek lehet nyújtani!

Ennyi, ez a lényeg. A termelékenység érdekében szabadulj meg a ballasztoktól:

• Veszteséges vevőktől,

• Veszteséges termékektől,

• Veszteséges szállítóktól,

• Veszteséges munkatársaktól,

• Veszteséges gépektől, berendezésektől, eszközöktől,

• vagyis minden veszteséget okozó sallangtól!

Következő cikkemben mélyebben belemegyünk a kontrolling részleteibe, az-az hogyan derítsd ki, hogy a fentiek közül mi nyereséges és mi veszteséges a cégedben…