Mi a bajom az ösztönös cégvezetéssel?

Nagyon sok vállalkozóval, cégtulajdonossal találkoztam már, aki egyenesen büszke volt arra, hogy cége vezetését ösztönösen csinálja, a döntéseket elsősorban érzésből hozza. Nem kérdés, hogy a sikeres vállalkozók egyfajta megmagyarázhatatlan érzékkel, üzleti ösztönnel rendelkeznek, amelynek köszönhetően sikeresen ráéreznek a piac igényeire, azonban kizárólag ösztönösen hozni döntéseket egy bizonyos cégméret felett már életveszélyes!

Gondolj csak bele, hogy egy 300 milliós éves árbevételű vállalkozásban a forgalom 1%-a 3 millió Ft, de egy 3 milliárdosnál már 30 millió Ft. Vajon tudsz-e 1%-os pontossággal ösztönösen dönteni? Ha 3 milliárdos céged van, és 5%-os pontossággal tudsz dönteni, belegondoltál abba, hogy 150 millió Ft-ot kockáztatsz? Ok, mondhatod, de akkor hogyan és mi alapján hozzak döntéseket? Mai írásomban mutatok pár elrettentő és követendő példát…

Pályázat fetisiszta vállalkozók

Van egy ügyfelem, aki szerszámgépeket forgalmaz, és nemrég mesélte nekem, hogy a vevői kb. 80%-ban érzés alapján vesznek 50-100 millió Ft értékű gépeket. Ebből az 50% pályázat fetisiszta, aki inkább évekig vár egy megfelelő pályázatra, majd megvesz egy olyan gépet, amelyre csak 50%-ban van szüksége, miközben ha megvenné azt a gépet, amit 100%-osan ki tud használni, továbbá pénzügyi lízingre, akkor egyrészről kitermelné mire megjön a pályázat, másrészről sokkal több nyereséget termelne a magasabb kihasználtság miatt.

Nem véletlen, hogy a német gyártó kkv-nál a gépkihasználtság a duplája a magyarokénak, és emiatt a termelékenységük is jóval magasabb, mint magyar társaiké. Egy 500 millió Ft éves árbevétel feletti vállalkozásnál már kritikus a termelékenység, ezen múlik nemcsak a jövőjük, az innovációs képességük, de az export képességük is, mert alacsony termelékenységgel nem versenyképesek.

Szuper akciós autóflotta

A másik példa egy régi ügyfelemnél történt, akik bevásároltak egy haver autókereskedésben 25 furgont, mert éppen nagyon jó akció volt rá. A cégnél volt ugyan egy műszaki ember, aki kézzel-lábbal ágált a furgonok ellen, mert tudta, hogy nem alkalmasak arra, amire megvették (1,5 tonnás teherbírású autókat valójában 3-4 tonnával terhelték), de senki nem hallgatott rá. A több milliárdos vállalkozás vezetője életében nem hallott még a TCO-ról (Total Cost of Ownership, magyarul teljes élettartam költség), ezért nem is gondolkodott abban, hogy számolja össze a tervezett 5 év használat (ennyi időre lízingelték) alatt felmerülő összes költséget, még a használtkori értékvesztést is.

Ha teljes élettartam költségét nézzük egy 3,5 tonnás furgonnak, akkor meg tudunk spórolni akciós vásárlás esetén 500e Ft-ot, viszont a nem megfelelő típus megvétele esetén milliókat bukhatunk. Ez történt ebben az esetben is, az autók nem bírták a terhelést, 1 év után leégett kuplung, meghajlott alváz, 3 év után teljes műszaki totálkár, miközben 5 évre volt lízingelve. 10 milliókat buktak az üzleten, nem számolva sok forgalom kiesést a menet közben lerobbant, ezért az árut késve leszállított autók miatt.

Új szintre kell lépni a beszerzésekben

Egy 500 millió Ft feletti bevételű középvállalkozásnak már másként kell a beszerzéseit végeznie, mint egy 50 milliós kisvállalkozásnak. Egy kisvállalkozásnál még rendben van, hogy ismerőstől veszünk ERP rendszert, vagy webáruház szoftvert, de egy középvállalkozás vezetőjének már másként kell gondolkodnia. Neki már alaposabban elő kell készítenie (készíttetnie) egy ilyen beruházást, ami az adott téma beszállítói piacának felmérésével kezdődik. Egy ERP rendszer vásárlása esetén először át kell világítani az ERP szállítói piacot, és megtalálni a legrelevánsabb megoldásokat és rendszereket.

Pl. építőiparban van 5 olyan rendszer, ami komoly iparági referenciákkal rendelkezik, ezért egy építőipari cég garantáltan fele annyi energiával és vesződséggel vezeti be, mint egy építőipari referenciákkal nem rendelkező ERP-t. De a bevezetés csak egy dolog, egy nem megfelelő vállalatirányítási szoftver kegyetlenül megkeserítheti egy vállalkozás életét, évek alatt 100 milliós károkat okozhat, szóval ahogy a székelyek mondják: a medve nem játék, hát az ERP rendszer kiválasztás sem az.

Multi ügyfelet kirúgó gyártó cég példája

Ez a történet egy ügyfelünk, a Dyntell Magyarország ügyfeléről szól, ahol a kb. 1,5 mrd Ft forgalmú gyártó vállalkozás tulajdonosa egy mérnök végzettségű, zseniális szakember – nevezzük Zsoltnak -, aki egy nagy multinak és több KKV-nak gyárt kisszériás termékeket, nagyon jó minőségben.

Néhány éve, amikor először találkoztak, bevételének oroszlánrésze a multitól jött, aki viszonylag nagy fizetési határidővel, de rendszeresen fizetett. Zsolt azért kereste meg a Dyntellt, mert úgy érezte, hogy az év végén mindig sokkal kevesebb pénze marad, mint amennyivel elégedett lenne (Neked is ismerős az érzés?). A multinak kötött árakon, kis árréssel dolgozott, a többieknek pedig egy ajánlatadó szoftverrel számolta ki az ajánlati árat, ahol mindig jócskán számolt árrést.

Miután összerakták a kimutatásokat (BI-t, Business Intelligence, magyarul üzleti adatelemző szoftvert vezettek be) világossá vált a helyzet: Zsolt mégsem hitt az eredményeknek, és nem tette meg akkor azt a lépést, amit javasoltak neki – úgy gondolta, hogy nincs elegendő adat a rendszerben ehhez a konklúzióhoz. Fél év után újra megcsinálták az önköltség-elemzést.

A javaslat ugyanaz volt, és Zsolt akkor már tényleg meglépte azt, vagyis megvált a multi ügyfelétől.A forgalma közel harmadára esett vissza, viszont év végén 25%-kal több pénz maradt a zsebében, mint előző évben. Azóta Zsolt cégének a forgalma már messze túlnőtt minden határt, a profit mértéke pedig még számunkra is meglepő.

Mit javasolt a Dyntell ügyvezetője Zsoltnak?

Az elemzések alapján egyértelműen kiderült, hogy a multinak veszteséggel gyárt Zsolt cége. Az ár nyomott volt és bár látszólag volt rajta némi profit, de a sok selejt, a halasztott fizetés miatt a beszerzett alapanyagok kamata és a legjobb mérnökök munkabére jócskán negatív irányba vitték (egyéb más faktorok mellett) a multinak történő szállítást. Világosan kiderült, hogy a kkv vevők tartják el Zsolt cégét!

A javaslatnak fontos aspektusa volt, hogy Zsolték valóban nagyon jó minőségű terméket gyártanak. A Dyntell ügyvezetője azt javasolta, egyszerűen mondják fel a multinak történő szállításaikat (szerencsére ezt a szerződésük viszonylag egyszerűvé tette), kivéve egyetlen termékcsoportot, amit nyereséggel gyártottak. Kiszelektáltak még néhány más vevőt is, az eredmény pedig döbbenetes lett: kevesebb munkával jóval többet keresett Zsolt és cége.

3 hónap sem telt bele és a multi magasabb árakkal is szerződést kötött, és azóta – Zsolt szerint – jobban meg is becsülik őket, mint beszállítókat.

Bizonyosan számos ok jut most eszedbe, ami miatt a Te cégedben ez biztosan nem fog működni, de szinte biztos vagyok benne, hogy Te sem látod teljes pontossággal az önköltségedet a termékcsoportok, gyártóegységek, műszakok szintjén. Mivel a költségek és a környezet folyamatosan változik, ehhez nem elég egy riport a vállalatirányítási rendszerből, ami szükséges az egy dinamikusan alakítható, majdnem valós idejű adatokkal dolgozó kontrolling rendszer, aminek alapja egy profi üzleti adatelemző, régebbi nevén vezetői információs rendszer.

A jövő már itt van: neve előrejelzés

Románia egyik legnagyobb cégcsoportja az Ana Holding kipróbálta a Dyntell adatelemző rendszerét és odavannak a prediktív analitikáért, magyarul előrejelzésért! A cégcsoporton belül konkrétan az Ana Pan sütőüzem sütikkel és péksüteményekkel látja el a cégcsoport szállodáit, illetve sok saját tulajdonú pékséget és cukrászdát.Az Ana Pan szolgáltatja a Dyntellnek az adatokat a vállalatirányítási rendszerükből, a Dyntell csapat pedigelőrejelzéseketküld nekik hetente, üzletekre bontva.

Miután aláírták a titoktartásit és megkapták az adatokat, elkezdték felderíteni, vajon mitől függhet a péksütemények fogyása Bukarestben és környékén: tehát korreláló idősorokat kerestek. A hét napjai mindig beszédesek, hiszen hétfőnként biztosan más vásárlási mintázatok vannak, mint szombatonként. Az időjárás és hőmérséklet ellenben nem bizonyultak olyan tényezőnek, amelyek hatással lennének a kifli fogyasztásra.

Triviális, de az iskolai szünetek, valamint egy hagyományosan ortodox keresztény területen a böjti időszakok komoly hatást gyakorolnak, és ezeken kívül számos egyéb faktort is találtak, ami így vagy úgy befolyásolta az egyes sütödei termékek vásárlását.

Három, különböző algoritmusból álló rendszert építettek fel a termékfogyások jóslására, amelyek a kapott adatok minta-elemzéséből külön-külön visszaadták az eredményeket és ezek súlyozott átlagát eredményül az ügyfélnek. Az előrejelzéshez használtak logaritmikus regressziót, neuronhálózatot és mozgóátlagos módszert, de a leghatékonyabb fegyverüket, a mélytanulást (deep learning) még nem tették be az algoritmusok közé.

Az Ana Pan-nak azért fontos a jó előrejelzés, mert így éppen annyi terméket tudnak gyártani, amennyire igény van az adott boltban – ha többet gyártanának, akkor a meg nem vásárolt termékek kárba vesznek, ha kevesebbet, akkor profitot hagynak az asztalon. Épp ezért, az eredmények kiértékelésekor már nem volt kérdés melyik utat válasszák: így megrendelték szolgáltatást.

Jusson tehát eszedbe, amikor betérsz a sarki boltba kifliért, veszel egy papírtasakot és elkezded szedegetni a kifliket, hogy a Dyntell-nél már pontosan tudják, hogy beleteszed-e azt az ötödik kiflit a tasakba vagy inkább zsömlét veszel helyette!

Adatelemzés alapú döntéshozás?

A román pékség sztorija pontosan megmutatja, hogy hol a tart a világ élvonala az adatelemzés alapú döntéshozásban (másnéven adatvezérelt döntéshozás), miközben még sok vállalkozó érzésre vesz százmilliós gépeket, és csodálkozik, hogy képtelen kifehéríteni anyagilag a cégét, sőt, még a piaci piaci béreket sem tudja megfizetni, de erről korábban már írtam egy részletes cikket.

Tudomásul kell venni, már egy 300 milliós cégben is rengeteg pénzt veszítesz, ha érzésre hozod a döntéseidet, és nem tudod részletesen elemezni pl. a vevőket és a vásárlásaikat:

• ki, milyen kulcsszóra kereste fel a weboldalatokat?
• kik az ideális vevők, akiket kiemelten kell kezelni és miről lehet őket már korán felismerni?
• kik azok, akiknek még ajánlatot adni sem szabad, mert leszívják a véreteket, és miről lehet őket már korán felismerni?
• ki mikor mit vett, mit nem vett?
• milyen gyakran lenne neked ideális, hogy vásároljon?
• mennyi ügyfélmegkeresés kell naponta/hetente/havonta ahhoz, hogy a megfelelő profitot termelje a céged?
• mennyi ajánlatból mennyi megrendelés lesz (ajánlati konverzió)?
• ráadásul ismerni kellene, hogy egy ajánlatból mennyi idő alatt lesz megrendelés, hogy már a pénzügyi likviditásodat is előre tudd.

Egy milliárdos középvállalkozás vezetőjeként, ha nem tudod pontosan értékesítési csatornánként, főbb termékcsoportonként az önköltséget, akkor vakon repülsz! Nem is beszélve a készletekben lévő valódi vagyonról, a készletekben lévő termékek elértéktelenedéséről (a készletezés költségei hány hónap alatt emésztik fel az árrést?), és még sorolhatnám mennyi mindent tudnia kellene egy cégvezetőnek napra pontosan. Nem rakétatudományról beszélek, mert a kontrolling egy eléggé széleskörűen ismert dolog, multicég nem létezik nélküle, így szakember is bőven van a piacon.

Mindig lehet szidni a multikat, hogy milyen állami támogatásokat kapnak, meg hány 10 év előnyük van, de sajnos azt látom, hogy a magyar vállalkozások fejlődésének akadályai 90%-ban a tulajdonosaik fejében vannak! Egyszerűen nincs igényük professzionális cégvezetésre, és csodálkoznak, hogy esélyük sincs a multik ellen, bezzeg az ország gázszerelőjét azt tudják szidni.

Pedig ma már minden tudás rendelkezésre áll, hogy cégvezetőként a döntéseidet ne 80-90%-ban hozd ösztönösen, érzésből, hanem csak 30%-ban. Nem arról beszélek, hogy nem jó az ösztönös cégvezetés, hanem arról, ha nagyrészt ösztönösen vezeted a vállalkozásodat az nem jó. Adatelemzés nélkül egyszerűen képtelenség olyan termelékenységet elérned, amely révén pénzügyileg ki tudod fehéríteni a vállalkozásodat és meg tudod fizetni a piaci munkabéreket.

Ehhez pedig a 400-500 milliós vállalkozások számára is elérhetőek a modern üzleti adatelemző szoftverek (15 éve még 100 milliós beruházás volt, amit csak egy Mol vagy Telekom engedhetett meg magának, ma már 10 millió alatt van!), amelyek révén a multik szintjére tudod emelni a kontrolling rendszered, és ebben már a prediktív analitika (előrejelzés) is benne van!